Gestão das atas na nuvem com a Arkeyvata

A plataforma da Arkeyvata – Ata Na Hora é um software que permite criar e gerar atas na nuvem, de uma forma simples e prática, já que os sócios, gerentes, advogados ou contabilistas podem aceder em qualquer momento e desde qualquer dispositivo a este documento.

O usuário, no momento da adqusição do plano, deverá escolher se as atas vão ser assinadas manualmente ou eletronicamente. A escolha do tipo de assinatura é muito importante pois aplicar-se-á ao longo da vida do plano contratado pela empresa. Se o usuário quiser mudar o tipo de assinatura bastará com encerrar o plano contratado (através do termo de encerramento) e contratar um novo plano. É importnate destacar que não é possível a assinatura mista num mesmo plano. Deste modo, para assinar eletronicamente as atas dentro da plataforma, a partir de qualquer lugar do mundo, bastará ter o Cartão de Cidadão activo ou certificado digital qualificado vigente.

[box]A Arkeyvata – Ata Na Hora tem desenvolvido uma aplicação própria dentro da plataforma que permite ao usuário assinar digitalmente as suas atas detectando o certificado de assinatura eletrónica do Cartão de Cidadão activo ou o certificado de assinatura qualificado vigente emitido por Entidade Certificadora Credenciada e que conste na Trusted-Service Status List.[/box]

A alternativa à assinatura eletrónica é a assinatura manual fazendo o download do documento e a sua posterior digitalização e arquivamento na plataforma da Arkeyvata – Ata Na Hora, sendo recomendado, neste caso, que as atas físicas sejam encadernadas e conservadas. Após a primeira assinatura da ata o documento fica indisponível para eventuais alterações. Qualquer alteração obriga à anulação da ata e criação de uma nova.

As atas podem ser redigidas e arquivadas na plataforma ficando as mesmas mais harmonizadas e de fácil consulta.

O programa pode ser acedido através de PC, tablet ou smartphone. No entanto, a assinatura digital está restrita, por agora, no PC ou tablet.

O gestor da conta poderá dar vários níveis de autorização de acesso aos documentos, consoante a responsabilidade de cada usuário (conforme possam apenas, visualizar, editar textos, assinar, etc.).

Este produto permite a advogados e contabilistas partilharem notas e documentos online.

Importante é que com um mesmo login o usuário terá acesso imediato (365/24) a todas as atas de todas as empresas que gira ou nas que participe. É ainda possível personalizar o termo de abertura com o logo da empresa. No final as atas assinadas ou sem assinar podem ser exportadas (em conjunto ou individualmente) em formato PDF.

A utilização da plataforma é muito intuitiva graças às minutas de atas editáveis para os vários tipos de entidades. Nestas minutas de atas a informação social (denominação social, NIPC e sede social) é preenchida de forma automática poupando, desta forma, tempo ao usuário na elaboração duma ata. Mas é sempre possível criar de raiz uma ata conforme às necessidades da empresa.

O interface do programa é em português, inglês e espanhol, mas as minutas de atas são em português.

A plataforma da Arkeyvata – Ata Na Hora tem ainda a funcionalidade de pesquisa por palavras chave. Assim vai ser mais fácil encontrar uma determinada ata.

Também é possível anular uma determinada ata bem como adjuntar documentos numa ata (lista de presenças).

A informação social que consta no cabeçalho da ata estará sempre atualizada pois é possível editar, em qualquer momento, a informação social no caso de alteração: da sede social; da denominação; do capital social, etc.

Sabe mais sobre a Arkeyvata – Ata Na Hora, em www.arkeyvata.com.